Privacy Policy

INFORMATIVA PRIVACY

AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

nei confronti degli iscritti al Congresso Nazionale

Premessa

Società Italiana di Reumatologia” (“SIR“) è una società scientifica a rilevanza nazionale senza scopo di lucro, operante nel rispetto del Decreto Ministero della Salute 2 agosto 2017.

SIR persegue finalità prevalentemente di carattere scientifico e si propone di riunire coloro che promuovono e si dedicano ad approfondire, potenziare e sviluppare progetti che diano, nell’ambito dell’assistenza sanitaria, una qualità quanto più possibile rispondente ai bisogni del malato reumatico, quale persona svantaggiata. SIR promuove inoltre studi e ricerche nel campo delle malattie reumatiche e ne diffonde le conoscenze acquisite sia sugli aspetti scientifici che sugli aspetti sociali. SIR, rivolgendosi allo studio e all’approfondimento, formazione e diffusione delle problematiche dei malati reumatici, intende svolgere un’azione sia di interesse scientifico che collettivo volto al progresso della assistenza medica, farmacologica e socio-sanitaria. SIR si propone altresì di realizzare e diffondere libri, riviste, pubblicazioni ed altro materiale editoriale aventi per oggetto le malattie reumatiche e programmare e coordinare iniziative in tema di didattica e di ricerca scientifica, anche mediante specifici progetti di ricerca.

SIR nell’ambito della propria finalità istituzionale ed in coerenza con quanto previsto dallo Statuto, organizza, possibilmente ogni anno, il Congresso Nazionale.

SIR si impegna a trattare i dati personali che acquisisce nel rispetto della vigente normativa in tema di protezione dei dati personali e nell’ambito ed al fine del corretto svolgimento delle proprie finalità istituzionali, quali i dati personali di tutti coloro, Soci e non Soci, che si iscrivono al Congresso Nazionale (“Interessati”).

* * * * *

Il presente documento illustra le modalità e le finalità di trattamento dei dati personali riferibili agli Interessati (“Dati Personali”) operate da SIR ed i diritti garantiti agli Interessati dalla normativa vigente in tema di protezione dei dati personali, secondo quanto previsto dagli Artt. 13 e ss. del Regolamento (UE) 679/2016 in materia di protezione dei dati personali -in inglese “General Data Protection Regulation” (“GDPR”)- e del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e sue s.m.i., ove ancora applicabile.

***

Definizioni

Per “dato personale” (ex art. 4 numero 1 del Regolamento UE 2016/679), qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

Per “trattamento” (ex art. 4 numero 2 del Regolamento UE 2016/679), si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;

Tale trattamento deve essere improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti.

Chi è il Titolare del Trattamento? Chi è il Data Protection Officer? E dove lo posso contattare?

Titolare del trattamento

Società Italiana di Reumatologia (in breve “SIR”)

Indirizzo sede legale: Via Turati, n.40, 20121 Milano

Dati contatto telefonico: +39-02 65560677

Dati contatto e-mail: privacy@reumatologia.it

Data Protection Officer (DPO)

Nome e Cognome: Avv. Federica Rambaldi

Domicilio per l’incarico: Via Uberto Visconti di Modrone 28, 20122 Milano (MI)

Dati contatto telefonico: 02.56567604

Dati contatto e-mail: dpo@reumatologia.it

Categorie di dati personali

SIR durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, può trattare i seguenti Dati Personali degli Interessati:

  1. Dati anagrafici personali: nome e cognome;

  2. Dati di contatto: numero di telefono, indirizzo di posta elettronica.

Fonti di raccolta dei Dati Personali

SIR durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, può acquisire i Dati Personali degli Interessati direttamente dagli Interessati stessi in fase di iscrizione al Congresso Nazionale.

Categorie di destinatari dei Dati Personali

SIR non divulga né diffonde i Dati Personali degli Interessati ma, nei limiti e nell’ambito delle finalità sotto indicate ed al fine del corretto svolgimento della propria attività istituzionale, può trasmetterli a soggetti terzi con i quali intrattiene rapporti contrattuali (Fornitori di servizi informatici, Fondazioni di ricerca scientifica tra cui FIRA – Fondazione Italiana per la ricerca sull’artrite) o ad Autorità competenti e/o enti pubblici per l’espletamento degli obblighi di legge.

Tali soggetti possono trattare a loro volta i Dati Personali degli Interessati in qualità di responsabili del trattamento per conto di SIR, ovvero in qualità di autonomi titolari del trattamento determinandone finalità e mezzi.

L’elenco completo ed aggiornato dei titolari, destinatari (ex art. 4.9 del GDPR) e responsabili esterni è reso disponibile presso il Titolare.

Finalità del trattamento dei Dati Personali e base giuridica

Questa sezione definisce le finalità per cui SIR tratta i dati personali e specifica i “fondamenti giuridici” su cui è basato il trattamento. Qualora SIR intenda trattare ulteriormente i dati personali per finalità diverse da quelle per cui essi sono stati raccolti, prima di tale trattamento fornirà all’Interessato informazioni in merito a tali diverse finalità ed ogni ulteriore informazione pertinente prevista dal GDPR.

SIR tratta i dati personali degli Interessati per:

  1. mettere in contatto tra di loro più Interessati o gli Interessati con uffici e funzioni interne di SIR per questioni rientranti nelle finalità istituzionali di SIR.

  2. svolgere le proprie attività istituzionali che riguardano anche l’organizzazione e la promozione di eventi e programmi SIR.

  3. Inviare contributi/materiali inerenti il Congresso Nazionale e più genericamente rientranti nelle attività istituzionali di SIR.

  4. far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti dalla legge.

  5. adempiere a ordini o provvedimenti delle Pubbliche Autorità, dell’Autorità Giudiziaria, dell’Amministrazione finanziaria, degli Istituti previdenziali ed assistenziali – anche integrativi – e di quelli assicurativi, dell’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

Per quanto concerne le finalità di cui ai precedenti numeri 1., 2., 3., 4. la base giuridica del trattamento è il perseguimento un legittimo interesse di SIR (perseguimento di finalità istituzionali) o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali degli Interessati che richiedono la protezione dei Dati Personali, mentre per la finalità di cui al precedente n. 5., la base giuridica del trattamento è la necessità di adempiere ad un obbligo legale gravante in capo a SIR sulla base di disposizioni nazionali e/o europee.

Conferimento obbligatorio dei dati personali

Viste le finalità sopra elencate, il conferimento dei Dati Personali da parte dell’Interessato risulta necessario all’esecuzione di obblighi derivanti da disposizioni di legge nonché alla persecuzione di un legittimo interesse di SIR. Il rifiuto dell’Interessato di conferire detti dati comporta, pertanto, l’impossibilità per SIR di adempiere alle proprie finalità istituzionali.

Trasferimento di dati a Paese terzo extra-UE

SIR non ha intenzione di trasferire i Dati Personali dell’Interessato in Paesi non compresi nella UE e nella SEE per le finalità sopra indicate.

Processi decisionale automatizzati, profilazione

Ai sensi dell’art. 22 del GDPR, SIR non sottopone l’Interessato a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione.

Misure di sicurezza

SIR tratta i Dati Personali in forma cartacea e mediante l’utilizzo di strumenti elettronici: in entrambi i casi, mettendo in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio e alla natura dei dati trattati, ivi compresa la nomina dei propri responsabili del trattamento dei dati personali.

L’accesso ai dati personali è limitato al personale autorizzato da SIR e a ciò debitamente istruito e a soggetti terzi che hanno necessità di accedervi, quali responsabili del trattamento dati per conto di SIR, per scopi legittimi e per il perseguimento delle finalità di SIR. Essi potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione esclusivamente nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

Limiti alla raccolta e conservazione

SIR si impegna a trattare i Dati Personali per l’adempimento di specifici obblighi di legge e legati alle proprie finalità istituzionali entro i limiti consentiti dalla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali.

I Dati Personali vengono conservati per il periodo di tempo strettamente necessario ad ottemperare agli obblighi istituzionali nonché a soddisfare gli obblighi di legge che gravano sul Titolare, sugli Interessati e su tutti i soggetti coinvolti nel trattamento nonché per gli altri scopi consentiti e correlati o in base a quanto previsto dalla normativa applicabile.

Quando i Dati Personali non sono più necessari per le finalità istituzionali di cui alla presente informativa, SIR provvede a cancellarli regolarmente in modo sicuro, a meno che non sia richiesto un ulteriore trattamento degli stessi necessario al fine di ottemperare ad obblighi di legge o a meno che non sia richiesto un ulteriore trattamento dei medesimi Dati Personali acquisiti da SIR per le specifiche finalità legate alla qualifica di Socio.

Quando i Dati Personali non sono più necessari ad ottemperare agli obblighi di legge, SIR provvede a cancellarli regolarmente in modo sicuro, a meno che non sia richiesto un ulteriore trattamento dei medesimi Dati Personali acquisiti da SIR per le specifiche finalità legate alla qualifica di Socio.

Accuratezza, attendibilità, trasparenza

SIR si impegna affinché i dati personali siano sempre trattati in modo accurato, completo e aggiornato.

Gli Interessati possono contattare SIR all’indirizzo e-mail privacy@reumatologia.it per aggiornare i loro dati personali.

Eventuali domande e/o richieste di chiarimenti sulle prassi adottate da SIR in materia di protezione dei dati personali possono essere rivolte, oltre che all’indirizzo e-mail privacy@reumatologia.it, al DPO all’indirizzo e-mail: dpo@reumatologia.it.

Diritti dell’Interessato

Tutti gli Interessati hanno i seguenti diritti in materia di protezione dei dati personali, che possono essere esercitati nei confronti di SIR in qualità di Titolare del trattamento, scrivendo al seguente indirizzo e-mail: dpo@reumatologia.it o mediante comunicazione da inviare a mezzo a.r. alla sede legale di SIR, Via Turati, n.40 20121 Milano, ovvero scrivendo al DPO incaricato all’indirizzo e-mail dpo@reumatologia.it.

  • diritto di accesso dell’interessato [art. 15 GDPR](i.e. la possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri dati personali ed eventualmente riceverne copia);

  • diritto di rettifica dei propri dati personali [art. 16 GDPR] (i.e. correzione di eventuali imprecisioni nei dati personali);

  • diritto alla cancellazione dei propri dati personali senza ingiustificato ritardo (“diritto all’oblio”) [art. 17 GDPR] (i.e. cancellazione dei dati personali nel caso in cui non sussista più un fondamento giuridico che ne giustifichi il trattamento o se l’Interessato revoca il consenso);

  • diritto di limitazione di trattamento dei propri dati personali nei casi previsti dall’art. 18 GDPR [art. 18 GDPR] (i.e. i.e. l’Interessato contesta l’esattezza dei Dati personali e la limitazione del trattamento dei Dati personali avviene per il tempo necessario a prendere in esame la richiesta dell’interessato);

  • diritto alla portabilità dei dati [art. 20 GDPR], l’interessato potrà richiedere in formato strutturato i propri dati Personali al fine di trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dal medesimo articolo;

  • diritto di opposizione al trattamento dei propri Dati Personali [art. 21, co. 1 e 2, GDPR “1.l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. 2. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.”),

  • il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento dei dati personali, qualora la finalità di trattamento perseguita dal Titolare abbia come base giuridica il consenso.

Ulteriori informazioni circa i diritti dell’interessato potranno ottenersi sul sito web ovvero chiedendo al Titolare estratto integrale degli articoli sopra richiamato.

Tali diritti sono soggetti ad alcuni limiti ed eccezioni per esempio rappresentati dalla tutela di interessi pubblici (ad esempio la prevenzione e l’accertamento di reati).

SIR si impegna a rispondere alle richieste di esercizio dei diritti di cui sopra entro un mese dal loro ricevimento agli indirizzi indicati nella presente informativa ovvero a privacy@reumatologia.it o all’indirizzo email del DPO dpo@reumatologia.it.

SIR, in ossequio all’art. 19 del Regolamento UE, procede a informare i destinatari cui sono stati comunicati i dati personali, le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile.

Diritto di proporre reclamo

Gli Interessati hanno il diritto di inoltrare un reclamo all’’Autorità Garante per la Protezione dei Dati personali in caso di supposta violazione della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Ufficio Relazioni con il Pubblico, Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma Telefono: (+39) 06.69677.2917 E-mail: urp@gpdp.it ), secondo le modalità indicate dalla stessa Autorità al seguente indirizzo internet http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.

***

Per eventuali domande o richieste relative alla presente informativa, è altresì possibile rivolgersi al DPO scrivendo al seguente indirizzo e-mail: dpo@reumatologia.it.

Aggiornata al 10 novembre 2020.

Premessa

Società Italiana di Reumatologia” (“SIR“) è una società scientifica a rilevanza nazionale senza scopo di lucro, operante nel rispetto del Decreto Ministero della Salute 2 agosto 2017.

SIR persegue finalità prevalentemente di carattere scientifico e si propone di riunire coloro che promuovono e si dedicano ad approfondire, potenziare e sviluppare progetti che diano, nell’ambito dell’assistenza sanitaria, una qualità quanto più possibile rispondente ai bisogni del malato reumatico, quale persona svantaggiata. SIR promuove inoltre studi e ricerche nel campo delle malattie reumatiche e ne diffonde le conoscenze acquisite sia sugli aspetti scientifici che sugli aspetti sociali. SIR, rivolgendosi allo studio e all’approfondimento, formazione e diffusione delle problematiche dei malati reumatici, intende svolgere un’azione sia di interesse scientifico che collettivo volto al progresso della assistenza medica, farmacologica e socio-sanitaria. SIR si propone altresì di realizzare e diffondere libri, riviste, pubblicazioni ed altro materiale editoriale aventi per oggetto le malattie reumatiche e programmare e coordinare iniziative in tema di didattica e di ricerca scientifica, anche mediante specifici progetti di ricerca.

SIR nell’ambito della propria finalità istituzionale ed in coerenza con quanto previsto dallo Statuto, organizza, possibilmente ogni anno, il Congresso Nazionale.

SIR si impegna a trattare i dati personali che acquisisce nel rispetto della vigente normativa in tema di protezione dei dati personali e nell’ambito ed al fine del corretto svolgimento delle proprie finalità istituzionali, quali i dati personali di tutti coloro, Soci e non Soci, che si iscrivono al Congresso Nazionale (“Interessati”).

* * * * *

Il presente documento illustra le modalità e le finalità di trattamento dei dati personali riferibili agli Interessati (“Dati Personali”) operate da SIR ed i diritti garantiti agli Interessati dalla normativa vigente in tema di protezione dei dati personali, secondo quanto previsto dagli Artt. 13 e ss. del Regolamento (UE) 679/2016 in materia di protezione dei dati personali -in inglese “General Data Protection Regulation” (“GDPR”)- e del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e sue s.m.i., ove ancora applicabile.

***

Definizioni

Per “dato personale” (ex art. 4 numero 1 del Regolamento UE 2016/679), qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

Per “trattamento” (ex art. 4 numero 2 del Regolamento UE 2016/679), si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;

Tale trattamento deve essere improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti.

Chi è il Titolare del Trattamento? Chi è il Data Protection Officer? E dove lo posso contattare?

Titolare del trattamento

Società Italiana di Reumatologia (in breve “SIR”)

Indirizzo sede legale: Via Turati, n.40, 20121 Milano

Dati contatto telefonico: +39-02 65560677

Dati contatto e-mail: privacy@reumatologia.it

Data Protection Officer (DPO)

Nome e Cognome: Avv. Federica Rambaldi

Domicilio per l’incarico: Via Uberto Visconti di Modrone 28, 20122 Milano (MI)

Dati contatto telefonico: 02.56567604

Dati contatto e-mail: dpo@reumatologia.it

Categorie di dati personali

SIR durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, può trattare i seguenti Dati Personali degli Interessati:

  1. Dati anagrafici personali: nome e cognome;

  2. Dati di contatto: numero di telefono, indirizzo di posta elettronica.

Fonti di raccolta dei Dati Personali

SIR durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, può acquisire i Dati Personali degli Interessati direttamente dagli Interessati stessi in fase di iscrizione al Congresso Nazionale.

Categorie di destinatari dei Dati Personali

SIR non divulga né diffonde i Dati Personali degli Interessati ma, nei limiti e nell’ambito delle finalità sotto indicate ed al fine del corretto svolgimento della propria attività istituzionale, può trasmetterli a soggetti terzi con i quali intrattiene rapporti contrattuali (Fornitori di servizi informatici, Fondazioni di ricerca scientifica tra cui FIRA – Fondazione Italiana per la ricerca sull’artrite) o ad Autorità competenti e/o enti pubblici per l’espletamento degli obblighi di legge.

Tali soggetti possono trattare a loro volta i Dati Personali degli Interessati in qualità di responsabili del trattamento per conto di SIR, ovvero in qualità di autonomi titolari del trattamento determinandone finalità e mezzi.

L’elenco completo ed aggiornato dei titolari, destinatari (ex art. 4.9 del GDPR) e responsabili esterni è reso disponibile presso il Titolare.

Finalità del trattamento dei Dati Personali e base giuridica

Questa sezione definisce le finalità per cui SIR tratta i dati personali e specifica i “fondamenti giuridici” su cui è basato il trattamento. Qualora SIR intenda trattare ulteriormente i dati personali per finalità diverse da quelle per cui essi sono stati raccolti, prima di tale trattamento fornirà all’Interessato informazioni in merito a tali diverse finalità ed ogni ulteriore informazione pertinente prevista dal GDPR.

SIR tratta i dati personali degli Interessati per:

  1. mettere in contatto tra di loro più Interessati o gli Interessati con uffici e funzioni interne di SIR per questioni rientranti nelle finalità istituzionali di SIR.

  2. svolgere le proprie attività istituzionali che riguardano anche l’organizzazione e la promozione di eventi e programmi SIR.

  3. Inviare contributi/materiali inerenti il Congresso Nazionale e più genericamente rientranti nelle attività istituzionali di SIR.

  4. far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti dalla legge.

  5. adempiere a ordini o provvedimenti delle Pubbliche Autorità, dell’Autorità Giudiziaria, dell’Amministrazione finanziaria, degli Istituti previdenziali ed assistenziali – anche integrativi – e di quelli assicurativi, dell’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

Per quanto concerne le finalità di cui ai precedenti numeri 1., 2., 3., 4. la base giuridica del trattamento è il perseguimento un legittimo interesse di SIR (perseguimento di finalità istituzionali) o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali degli Interessati che richiedono la protezione dei Dati Personali, mentre per la finalità di cui al precedente n. 5., la base giuridica del trattamento è la necessità di adempiere ad un obbligo legale gravante in capo a SIR sulla base di disposizioni nazionali e/o europee.

Conferimento obbligatorio dei dati personali

Viste le finalità sopra elencate, il conferimento dei Dati Personali da parte dell’Interessato risulta necessario all’esecuzione di obblighi derivanti da disposizioni di legge nonché alla persecuzione di un legittimo interesse di SIR. Il rifiuto dell’Interessato di conferire detti dati comporta, pertanto, l’impossibilità per SIR di adempiere alle proprie finalità istituzionali.

Trasferimento di dati a Paese terzo extra-UE

SIR non ha intenzione di trasferire i Dati Personali dell’Interessato in Paesi non compresi nella UE e nella SEE per le finalità sopra indicate.

Processi decisionale automatizzati, profilazione

Ai sensi dell’art. 22 del GDPR, SIR non sottopone l’Interessato a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione.

Misure di sicurezza

SIR tratta i Dati Personali in forma cartacea e mediante l’utilizzo di strumenti elettronici: in entrambi i casi, mettendo in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio e alla natura dei dati trattati, ivi compresa la nomina dei propri responsabili del trattamento dei dati personali.

L’accesso ai dati personali è limitato al personale autorizzato da SIR e a ciò debitamente istruito e a soggetti terzi che hanno necessità di accedervi, quali responsabili del trattamento dati per conto di SIR, per scopi legittimi e per il perseguimento delle finalità di SIR. Essi potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione esclusivamente nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.

Limiti alla raccolta e conservazione

SIR si impegna a trattare i Dati Personali per l’adempimento di specifici obblighi di legge e legati alle proprie finalità istituzionali entro i limiti consentiti dalla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali.

I Dati Personali vengono conservati per il periodo di tempo strettamente necessario ad ottemperare agli obblighi istituzionali nonché a soddisfare gli obblighi di legge che gravano sul Titolare, sugli Interessati e su tutti i soggetti coinvolti nel trattamento nonché per gli altri scopi consentiti e correlati o in base a quanto previsto dalla normativa applicabile.

Quando i Dati Personali non sono più necessari per le finalità istituzionali di cui alla presente informativa, SIR provvede a cancellarli regolarmente in modo sicuro, a meno che non sia richiesto un ulteriore trattamento degli stessi necessario al fine di ottemperare ad obblighi di legge o a meno che non sia richiesto un ulteriore trattamento dei medesimi Dati Personali acquisiti da SIR per le specifiche finalità legate alla qualifica di Socio.

Quando i Dati Personali non sono più necessari ad ottemperare agli obblighi di legge, SIR provvede a cancellarli regolarmente in modo sicuro, a meno che non sia richiesto un ulteriore trattamento dei medesimi Dati Personali acquisiti da SIR per le specifiche finalità legate alla qualifica di Socio.

Accuratezza, attendibilità, trasparenza

SIR si impegna affinché i dati personali siano sempre trattati in modo accurato, completo e aggiornato.

Gli Interessati possono contattare SIR all’indirizzo e-mail privacy@reumatologia.it per aggiornare i loro dati personali.

Eventuali domande e/o richieste di chiarimenti sulle prassi adottate da SIR in materia di protezione dei dati personali possono essere rivolte, oltre che all’indirizzo e-mail privacy@reumatologia.it, al DPO all’indirizzo e-mail: dpo@reumatologia.it.

Diritti dell’Interessato

Tutti gli Interessati hanno i seguenti diritti in materia di protezione dei dati personali, che possono essere esercitati nei confronti di SIR in qualità di Titolare del trattamento, scrivendo al seguente indirizzo e-mail: dpo@reumatologia.it o mediante comunicazione da inviare a mezzo a.r. alla sede legale di SIR, Via Turati, n.40 20121 Milano, ovvero scrivendo al DPO incaricato all’indirizzo e-mail dpo@reumatologia.it.

  • diritto di accesso dell’interessato [art. 15 GDPR](i.e. la possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri dati personali ed eventualmente riceverne copia);

  • diritto di rettifica dei propri dati personali [art. 16 GDPR] (i.e. correzione di eventuali imprecisioni nei dati personali);

  • diritto alla cancellazione dei propri dati personali senza ingiustificato ritardo (“diritto all’oblio”) [art. 17 GDPR] (i.e. cancellazione dei dati personali nel caso in cui non sussista più un fondamento giuridico che ne giustifichi il trattamento o se l’Interessato revoca il consenso);

  • diritto di limitazione di trattamento dei propri dati personali nei casi previsti dall’art. 18 GDPR [art. 18 GDPR] (i.e. i.e. l’Interessato contesta l’esattezza dei Dati personali e la limitazione del trattamento dei Dati personali avviene per il tempo necessario a prendere in esame la richiesta dell’interessato);

  • diritto alla portabilità dei dati [art. 20 GDPR], l’interessato potrà richiedere in formato strutturato i propri dati Personali al fine di trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dal medesimo articolo;

  • diritto di opposizione al trattamento dei propri Dati Personali [art. 21, co. 1 e 2, GDPR “1.l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. 2. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.”),

  • il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento dei dati personali, qualora la finalità di trattamento perseguita dal Titolare abbia come base giuridica il consenso.

Ulteriori informazioni circa i diritti dell’interessato potranno ottenersi sul sito web ovvero chiedendo al Titolare estratto integrale degli articoli sopra richiamato.

Tali diritti sono soggetti ad alcuni limiti ed eccezioni per esempio rappresentati dalla tutela di interessi pubblici (ad esempio la prevenzione e l’accertamento di reati).

SIR si impegna a rispondere alle richieste di esercizio dei diritti di cui sopra entro un mese dal loro ricevimento agli indirizzi indicati nella presente informativa ovvero a privacy@reumatologia.it o all’indirizzo email del DPO dpo@reumatologia.it.

SIR, in ossequio all’art. 19 del Regolamento UE, procede a informare i destinatari cui sono stati comunicati i dati personali, le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile.

Diritto di proporre reclamo

Gli Interessati hanno il diritto di inoltrare un reclamo all’’Autorità Garante per la Protezione dei Dati personali in caso di supposta violazione della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Ufficio Relazioni con il Pubblico, Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma Telefono: (+39) 06.69677.2917 E-mail: urp@gpdp.it ), secondo le modalità indicate dalla stessa Autorità al seguente indirizzo internet http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.

***

Per eventuali domande o richieste relative alla presente informativa, è altresì possibile rivolgersi al DPO scrivendo al seguente indirizzo e-mail: dpo@reumatologia.it.

Aggiornata al 10 novembre 2020.

La Società Italiana di Reumatologia – SIR

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AIM Italy S.r.l. (di seguito, il “Titolare” o “AIM”), in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito, il “Regolamento privacy”) e successive modificazioni ed integrazioni, raccoglie e successivamente tratta dati personali1 dei partecipanti (di seguito, l’“Interessato”) – anche in qualità di docenti o discenti – al congresso e/o altro evento di carattere scientifico o formativo (di seguito, l’“Evento”).

I dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (ai sensi dell’art. 37 del Regolamento privacy) designato da AIM sono reperibili al seguente link https://www.aimgroupinternational.com/company-information.

1. Finalità e modalità del trattamento.

I dati personali dell’Interessato sono trattati nell’ambito dell’attività commerciale di AIM, per il perseguimento delle seguenti finalità:

  1. iscrizione e relativa partecipazione dell’Interessato all’Evento;

  2. adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi alla citata partecipazione;

  3. adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria (ad esempio, in caso accreditamento ai fini dell’Educazione Continua in Medicina);

  4. invio gratuito di documentazione afferente l’Evento;

  5. utilizzare l’immagine e/o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento, all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Gruppo AIM e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento;

  6. invio della documentazione AIM per aggiornare l’Interessato su tutti gli altri futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse, sia tramite strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, e-mail, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) che attraverso modalità tradizionali di contatto (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore).

Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità del Titolare del trattamento, da parte di soggetti specificamente Designati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 (di seguito, il “Codice privacy”) e dell’art. 29 del Regolamento privacy, mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.

Fermo restando quanto previsto dalla legge, i dati personali saranno conservati per un periodo determinato in base a criteri fondati sulla natura e sulla durata dell’Evento, nonché sulle ulteriori esigenze dell’Interessato.

2. Base giuridica del trattamento, natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto, consenso dell’Interessato.

Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1., 2., 3., 4., 5. e 6., il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per l’iscrizione e la relativa partecipazione all’Evento, nonché per la ricezione della documentazione AIM su tutti i futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse; infatti, il mancato conferimento determina l’impossibilità di iscrivere l’Interessato all’Evento e coinvolgerlo in ogni iniziativa partecipativa del medesimo, nonché in tutti i futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi da AIM nell’ambito della stessa area di interesse; pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è l’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento privacy.

3. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione.

In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell’Interessato saranno comunicati in Italia, all’interno o all’esterno della UE, ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:

(i) all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta;

(ii) agli istituti di credito per le disposizioni di pagamento afferenti la quota di iscrizione all’Evento;

(iii) alle strutture e/o società esterne di cui AIM si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento (ad esempio, per i servizi stampa, per l’elaborazione dati e la consulenza informatica, per attività promozionali da parte di società partecipanti all’Evento, per la spedizione dei programmi congressuali, per l’accreditamento delle attività formative, per la sistemazione alberghiera, ecc.);

(iv) ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del trattamento;

(vi) tenuto conto dell’appartenenza di AIM ad un Gruppo internazionale, a società controllanti, controllate o collegate, per finalità amministrativo-contabili.

I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (in quanto non designati per iscritto responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolari del trattamento ai sensi del Regolamento privacy, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito da AIM.

Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e dei correlati trattamenti, nei casi in cui esso è richiesto ai sensi del Regolamento privacy, non potrebbero essere eseguite quelle operazioni che richiedono tali comunicazioni, con le conseguenze che sono note all’Interessato.

Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato di questi soggetti, con la indicazione delle rispettive sedi, è sempre disponibile presso la sede legale di AIM.

Come detto, l’immagine o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento, potranno essere diffusi all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Gruppo AIM e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento.

Qualora ciò fosse necessario per lo svolgimento del contratto, i dati personali dell’Interessato potranno essere trasferiti verso paesi appartenenti alla UE e/o verso paesi non appartenenti alla UE, nel pieno rispetto di quanto previsto dal Regolamento privacy, dai provvedimenti e dalle decisioni del garante privacy in materia, nonché dalla normativa comunitaria.

In particolare, ove necessario, AIM si impegna a rispettare le disposizioni previste, rispettivamente, dalle decisioni 2001/497/CE, 2004/915/CE e 2010/87/EU (a seconda del caso di specie), le quali impongono la sottoscrizione di c.d. “clausole contrattuali tipo” tra i soggetti giuridici coinvolti nel trattamento di dati extra UE.

4. Diritti dell’Interessato.

Gli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:

  • la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;

  • l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare;

  • l’aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge – compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati – l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

L’Interessato ha inoltre il diritto:

  • di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che la riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

  • di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal Regolamento privacy.

Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati e per esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy, nelle modalità previste dall’art. 12 del Regolamento privacy e nei limiti stabiliti dall’art. 2-undecies del Codice privacy, il medesimo può rivolgersi ai seguenti recapiti del Titolare del trattamento:

AIM Italy S.r.l.

Via Giuseppe Ripamonti n. 129 – 20141 Milano

Telefono: 02 566011 – Fax: 02 56609059 – Email: info.aimcongress@aimgroup.eu

5. Durata del Trattamento.

Fatti salvi gli obblighi di legge ed eccezion fatta per la ricezione, da parte di AIM, di aggiornamenti su tutti gli altri progetti, iniziative, ed eventi futuri promossi dalla medesima, i dati personali degli Interessati saranno conservati per la sola durata dell’Evento. In ogni caso, il trattamento avrà una durata non superiore a 5 anni dalla data di fornitura dei predetti aggiornamenti, se gli Utenti non ne avranno richiesto antecedentemente la cancellazione. Nonostante quanto precede, AIM potrà conservare taluni dati personali degli Interessati anche dopo la cessazione del trattamento e ciò esclusivamente per difendere o far valere un proprio diritto ovvero nei casi previsti dalla legge o per effetto dell’ordine di un’autorità giudiziale o amministrativa.

1 Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento privacy, per “dato personale” si intende: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”.